Qu'est-ce que les archives ?

« Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » Art. L. 211-1 du Code du patrimoine.

« La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche » Art L. 211-2 du Code du patrimoine.

Les missions de l'archiviste

Le service Archives a pour mission de gérer la chaîne archivistique (les « 4C ») au sein de l’université, qu’il s’agisse d’archives administratives, pédagogiques ou scientifiques, sur support papier ou électronique :

  • Collecte : Rédaction des bordereaux de versements et d’élimination, préparation des transferts physiques, élimination des archives, établissement de tableaux de gestion.
  • Classement : Classement et description des fonds d’archives, production d’instruments de recherche (inventaires).
  • Conservation : Gestion des espaces de conservation, surveillance des conditions de conservation.
  • Communication : Mise à disposition des archives auprès des services de l’université et du public, sous réserve des délais de communicabilité en vigueur.

S’ajoute à cela un mission de conseil, qui consiste à accompagner les services dans la gestion de leurs archives en menant des actions d’audit, de sensibilisation et de formation à l’archivage.

Consultation des archives

La consultation d’archives se fait sur place et sur rendez-vous, sous réserve de la législation en vigueur.
Le régime de communicabilité des archives est encadré par le Code du patrimoine (Art. L. 213-1 à L. 213-8). Les archives publiques sont communicables de plein droit et sans délai ; sauf exceptions pour lesquelles les délais de communicabilité sont plus longs selon le contenu des documents.

Le délai de communicabilité court à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier.

Dossier de personnel 50 ans
Dossier d’étudiant 50 ans
Dossier médical 120 ans à compter de la date de naissance ou 25 ans à compter
du décès
Documents relatifs au secret des délibérations des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif, à la conduite des
relations extérieures, à la monnaie et au crédit public, au secret
des affaires, à la recherche par les services compétents des
infractions fiscales et douanières.		 25 ans
Secret en matière de statistiques (hors comportements d’ordre privé). 25 ans
Documents dont la communication porte atteinte au secret de la défense nationale, aux intérêts fondamentaux de l'État dans la
conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l'État, à la sécurité, à la sécurité des personnes ou à la protection de la vie privée.		 50 ans
Documents qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, ou qui font apparaître le comportement d'une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice. 50 ans
État civil : registres de naissance et mariage. 75 ans
État civil : registres des décès. Librement communicable
Documents dont la communication porte atteinte au secret en matière de statistiques(faits et comportements d'ordre privé). 75 ans
Documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire. 75 ans
Documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice. 75 ans
Minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels. 75 ans
Sécurité des personnes (agents spéciaux, agents de renseignements). 100 ans


Pour consulter les documents avant l’expiration des délais de communicabilité, vous devez remplir un formulaire de demande de dérogation.

État des fonds de l’université

Les archives intermédiaires sont conservées à l’université. Les archives historiques et patrimoniales ont fait l’objet de plusieurs versements auprès des Archives départementales de la Haute-Garonne et des Archives départementales des Hautes-Pyrénées.

À l’université :


Archives départementales de la Haute-Garonne :

Archives départementales des Hautes-Pyrénées :

Boîte à outils

Ressources

Vous trouverez ici les instructions de tri et de conservation d’archives afin de vous aider dans la gestion de vos archives :

  • Instruction  DAF DPACI/RES/2005/003 de tri et de conservation pour les archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l’éducation nationale ;
  • Instruction DAF/DPACI/RES/2007/002 de traitement et conservation des archives des délégations du CNRS et des archives des unités de recherche et de service ;
  • Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 de tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.

Verser, éliminer

Glossaire

  • Bordereau d’élimination : document listant l’ensemble des documents voués à l’élimination, établi en deux exemplaires originaux. Il est signé par l’établissement ainsi que par les Archives départementales territorialement compétentes. Aucune élimination physique ne peut être effectuée sans la signature ce bordereau, qui dégage l’établissement de la responsabilité de la conservation des documents.
  • Bordereau de versement : document listant l’ensemble des documents voués à être versés (transférés) aux Archives départementales.
  • Durée d’utilité administrative (DUA) : durée légale ou pratique pendant laquelle un document doit être conservé au sein de l’établissement et ne peut être détruit. Cette durée varie en fonction des typologies documentaires.
  • Sort final : s’applique à l’échéance de la DUA. Cela peut être la conservation définitive, le tri ou l’élimination.